1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del Trattamento è dotFlorence Srl –  con sede legale presso Viale Spartaco Lavagnini, 70-72 c/o The Student Hotel (Collab) 50129 Firenze. Il Responsabile della protezione dei dati può essere contattato presso dotFlorence, Viale Spartaco Lavagnini, 70-72 c/o The Student Hotel (Collab) 50129 Firenze, E-mail: admin@dotflorence.com, PEC: admin@pec.dotflorence.it.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

dotFlorence tratta i dati personali di persone fisiche, persone giuridiche, ditte individuali e/o liberi professionisti (“Interessati”) per le seguenti finalità:

• necessità di eseguire un contratto di cui l’Interessato sia parte o di eseguire attività precontrattuali su sua richiesta. Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima i conseguenti trattamenti. Il conferimento dei dati necessari a tali fini rappresenta, a seconda dei casi, un obbligo contrattuale o un requisito necessario alla conclusione del contratto; in mancanza di essi, dotFlorence sarebbe nell’impossibilità di instaurare il rapporto o di dare esecuzione allo stesso;
• promozione e vendita di prodotti e servizi di dotFlorence o di società terze. La base giuridica che legittima i conseguenti trattamenti è il consenso dell’Interessato, che è libero di dare o meno e che può, comunque, revocare in qualsiasi momento. Il conferimento dei dati necessari a tali fini non è obbligatorio ed il rifiuto di fornirli non determina alcuna conseguenza negativa, salvo l’impossibilità di ricevere comunicazioni commerciali;
• promozione e vendita di prodotti e servizi di dotFlorence o di società terze, specificatamente individuati attraverso l’elaborazione e l’analisi, anche mediante l’impiego di tecniche o sistemi automatizzati (es. big data), di informazioni relative a preferenze, abitudini, scelte di consumo, finalizzate a suddividere gli interessati in gruppi omogenei per comportamenti o caratteristiche specifiche (profilazione della clientela) attuate anche attraverso l’arricchimento dei dati con informazioni acquisite da soggetti terzi (arricchimento). La base giuridica che legittima i conseguenti trattamenti è il consenso dell’Interessato che è libero di dare o meno e che può, comunque, revocare in qualsiasi momento. Il conferimento dei dati necessari a tali fini non è obbligatorio e il rifiuto di fornirli non determina alcuna conseguenza negativa, salvo l’impossibilità di ricevere comunicazioni commerciali dedicate.

3. Categorie di dati trattati

dotFlorence tratta dati personali raccolti direttamente presso l’Interessato, ovvero presso terzi, che includono, a titolo esemplificativo, dati anagrafici (es. nome, cognome,indirizzo,data e luogo di nascita), codice fiscale/partita iva, dati relativi all’immagine (es. foto) e altri dati riconducibili alle categorie sopra indicate.

dotFlorence non richiede e non tratta di sua iniziativa dati particolari della propria clientela (es. dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, e le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici – intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona). I dati in questione verranno trattati esclusivamente per dare esecuzione alla richiesta del cliente.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati

Possono venire a conoscenza dei dati dell’Interessato le persone fisiche e giuridiche nominate Responsabili del trattamento e le persone fisiche autorizzate al trattamento dei dati necessari allo svolgimento delle mansioni assegnategli: lavoratori dipendenti di dotFlorence o presso di essa distaccati, lavoratori interinali, stagisti e consulenti.

dotFlorence – senza che sia necessario il consenso dell’Interessato – può comunicare i dati personali in suo possesso: a quei soggetti cui tale comunicazione debba essere effettuata in adempimento a un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;

5. Diritti degli Interessati

La normativa vigente sulla protezione dei dati attribuisce specifici diritti all’Interessato, il quale, per l’esercizio degli stessi può rivolgersi direttamente e in qualsiasi momento al Titolare del trattamento.

I diritti esercitabili dall’Interessato, di seguito descritti, sono:

• Diritto di accesso;
• Diritto di Rettifica;
• Diritto di cancellazione;
• Diritto di limitazione;
• Diritto alla portabilità;
• Diritto di opposizione.

Gli Interessati e le persone giuridiche, gli enti e le associazioni possono in qualsiasi momento modificare i consensi facoltativi ogni volta lo desiderano.

Diritto di accesso

Il diritto di accesso prevede la possibilità per l’Interessato di conoscere quali dati personali a sé riferiti sono trattati da dotFlorence e di riceverne una copia gratuita (in caso di ulteriori copie richieste può essere addebitato un contributo basato sui costi sostenuti). Tra le informazioni fornite sono indicati le finalità del trattamento, le categorie dei dati trattati, il periodo di conservazione previsto o, se non possibile, i criteri utilizzati per definire tale periodo, nonché le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati verso Paesi terzi e i diritti esercitabili dall’Interessato.

Diritto di rettifica

Il diritto di rettifica permette all’Interessato di ottenere l’aggiornamento o la rettifica dei dati inesatti o incompleti che lo riguardano.

Diritto di cancellazione (c.d. “oblio”)

Il diritto di cancellazione, o all’oblio, permette all’Interessato di ottenere la cancellazione dei propri dati personali nei seguenti casi particolari:

• i dati personali non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti e trattati;
• l’Interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento, se non sussiste un’altra base giuridica che possa altrimenti legittimarlo;
• l’Interessato si oppone al trattamento e non sussiste alcun ulteriore motivo legittimo per procedere al trattamento effettuato dal titolare per:
• il perseguimento di un legittimo interesse proprio o di terzi e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente del titolare per procedere al trattamento,
• finalità di marketing diretto, compresa la profilazione ad esso connessa;
• i dati personali dell’Interessato sono stati trattati illecitamente.

Tale diritto può essere esercitato anche dopo la revoca del consenso.

Diritto di limitazione

Il diritto di limitazione è esercitabile dall’Interessato in caso:

• di violazione dei presupposti di liceità del trattamento, come alternativa alla cancellazione dei dati;
• di richiesta di rettifica dei dati (in attesa della rettifica) o di opposizione al loro trattamento (in attesa della decisione del titolare).

Fatta salva la conservazione, è vietato ogni altro trattamento del dato di cui si chiede la limitazione.

Diritto alla portabilità

Il diritto alla portabilità consente all’Interessato di utilizzare i propri dati in possesso di dotFlorence per altri scopi. Ciascun Interessato può chiedere di ricevere i dati personali a lui riferibili o chiederne il trasferimento a un altro titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile (Diritto alla portabilità).

In particolare, i dati che possono essere oggetto di portabilità sono i dati anagrafici (es. nome, cognome, indirizzo, data e luogo nascita, residenza), nonché un set di dati generati dall’attività che dotFlorence ha definito per ciascuna macro-categoria di prodotti/servizi (es. statistiche, database, accessi prodotti di terzi). Tale diritto non si applica ai trattamenti non automatizzati (es. archivi o registri cartacei).

Diritto di opposizione

Il diritto di opposizione consente all’Interessato di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi esclusivamente alla sua situazione, al trattamento dei dati personali che lo riguardano.

5.1 Deroghe all’esercizio dei diritti

La normativa sulla protezione dei dati riconosce specifiche deroghe ai diritti riconosciuti all’Interessato. dotFlorence deve tuttavia continuare a trattare i dati personali dell’Interessato al verificarsi di una o più delle seguenti condizioni applicabili:

• esecuzione a un obbligo di legge applicabile;
• risoluzione di precontenziosi e/o contenziosi (propri o di terzi);
• indagini/ispezioni esterne;
• richieste della pubblica autorità italiana e/o estera;
• motivi di interesse pubblico rilevante;
• esecuzione di un contratto in essere tra dotFlorence ed un terzo;
• ulteriori eventuali condizioni/status bloccanti di natura tecnica individuate da dotFlorence.

5.2 Deroghe all’esercizio dei diritti

Ciascun Interessato per esercitare i propri diritti potrà contattare dotFlorence all’indirizzo di posta elettronica admin@dotflorence.com oppure presentare la richiesta per iscritto a dotFlorence Srl, Piazza della Vittoria 6, 50129 Firenze.

Il termine per la risposta è un (1) mese, prorogabile di due (2) mesi in casi di particolare complessità; in questi casi, dotFlorence fornisce almeno una comunicazione interlocutoria entro un (1) mese.

L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito; dotFlorence, valutata la complessità dell’elaborazione della richiesta e, in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive), si riserva il diritto di chiedere un contributo. dotFlorence ha il diritto di chiedere ulteriori informazioni necessarie ai fini identificativi del richiedente.

6. Periodo di conservazione dei dati

dotFlorence tratta e conserva i dati personali dell’Interessato per tutta la durata del rapporto contrattuale, per l’esecuzione degli adempimenti allo stesso inerenti e conseguenti, per il rispetto degli obblighi di legge e regolamentari applicabili, nonché per finalità difensive proprie o di terzi, fino alla scadenza del periodo di conservazione dei dati. In particolare il periodo di conservazione dei dati personali dell’Interessato decorre:

• per i prodotti / servizi inclusi nel contratto: dall’estinzione del rapporto; a meno che il loro ulteriore trattamento sia necessario per uno o più dei seguenti scopi:
• risoluzione di precontenziosi e/o contenziosi avviati prima della scadenza del periodo di conservazione;
• per dare seguito ad indagini/ispezioni da parte di autorità esterne avviati prima della scadenza del periodo di conservazione;
• risoluzione di precontenziosi e/o contenziosi avviati prima della scadenza del periodo di conservazione;

8. Cookies

L’identificazione delle abitudini e propensioni al consumo degli Interessato verranno analizzate anche mediante l’utilizzo di cookies, nel rispetto delle garanzie e delle misure necessarie prescritte dalla normativa vigente.

L’informativa completa sul tema è disponibile sul sito https://dotflorence.com alla pagina https://dotflorence.com/cookie-policy/